Narzędzia · Weryfikacja kontrahentów

Wyszukiwarka firm – status VAT i dane KRS w jednym wyszukiwaniu

Wpisz NIP firmy i sprawdź jednocześnie status VAT, rachunek bankowy i dane rejestrowe z Białej Listy Ministerstwa Finansów oraz zarząd, sposób reprezentacji, PKD i kapitał zakładowy z Krajowego Rejestru Sądowego. Dwa oficjalne źródła, jeden wynik.

Dane pobierane są na żywo z dwóch oficjalnych rejestrów: Białej Listy Podatników VAT Ministerstwa Finansów (wl-api.mf.gov.pl) oraz Krajowego Rejestru Sądowego (api-krs.ms.gov.pl). Wyszukiwarka ma charakter poglądowy – jedynymi oficjalnymi i wiążącymi źródłami są wyszukiwarka na stronie podatki.gov.pl oraz odpis z Portalu Rejestrów Sądowych (eKRS). Imiona i nazwiska reprezentantów w publicznym API KRS są zanonimizowane. Milton Inkaso nie ponosi odpowiedzialności za decyzje podjęte na podstawie wyników tego narzędzia.

Biała Lista VAT i KRS – dwa rejestry, jeden wynik

Co to jest i dlaczego warto sprawdzać kontrahentów w obu rejestrach

Oficjalne źródło MF

Biała Lista to rejestr prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Dane pochodzą bezpośrednio z systemu KRS, CEIDG oraz rejestrów skarbowych.

Status VAT na żywo

Sprawdź, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT („Czynny”), zwolnionym („Zwolniony”) lub niezarejestrowanym – na dowolny wybrany dzień.

Weryfikacja rachunku

Od 2020 roku przedsiębiorcy mają obowiązek sprawdzania, czy rachunek kontrahenta widnieje w Białej Liście – inaczej grozi brak kosztów uzyskania przychodu i odpowiedzialność solidarna za VAT.

Zarząd i kapitał z KRS

Dla podmiotów wpisanych do KRS wyszukiwarka doda drugą sekcję: skład zarządu, sposób reprezentacji, kody PKD i wysokość kapitału zakładowego – pobrane na żywo z oficjalnego API Krajowego Rejestru Sądowego.

Jak to działa

Trzy sposoby wyszukiwania – jeden cel: pewność, z kim robisz biznes

1. Wyszukaj po NIP lub REGON

Wpisz identyfikator – dostaniesz status VAT, adres, numery rachunków bankowych i reprezentantów z Białej Listy, a jeśli podmiot figuruje w KRS – dodatkowo zarząd, PKD i kapitał zakładowy w osobnej sekcji, bez dodatkowego wyszukiwania.

2. Zweryfikuj konto bankowe

Podaj NIP firmy i numer rachunku – narzędzie potwierdzi, czy konto jest przypisane do tego podatnika w Białej Liście (odpowiedź TAK lub NIE).

3. Znajdź firmę po numerze konta

Masz numer rachunku i chcesz wiedzieć, do kogo należy? Wpisz go, a narzędzie pokaże wszystkie firmy powiązane z tym kontem.

Wiedza

Dlaczego weryfikacja kontrahenta przed współpracą jest kluczowa

Od 1 stycznia 2020 roku każdy przedsiębiorca dokonujący przelewu na kwotę powyżej 15 000 zł na konto kontrahenta, które nie figuruje w Białej Liście, ponosi poważne konsekwencje podatkowe – brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu oraz odpowiedzialność solidarna za niezapłacony VAT. Ale status VAT i rachunek bankowy to tylko połowa obrazu – równie ważne jest sprawdzenie, kto faktycznie reprezentuje kontrahenta. Dlatego ta wyszukiwarka łączy oba źródła w jednym wyniku.

Czym jest Biała Lista Podatników VAT

Biała Lista (Wykaz podatników VAT) to prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej elektroniczny rejestr zawierający dane o podatnikach VAT: ich status (czynny, zwolniony, niezarejestrowany), numery rachunków rozliczeniowych, dane rejestrowe (NIP, REGON, KRS) oraz informację o ewentualnym wykreśleniu lub przywróceniu rejestracji VAT.

Kiedy musisz sprawdzić rachunek kontrahenta

Obowiązek weryfikacji dotyczy każdej płatności powyżej 15 000 zł (lub równowartości) na rzecz innego przedsiębiorcy. Jeśli konto nie figuruje w Białej Liście w dniu zlecenia przelewu, musisz w ciągu 3 dni zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego (na formularzu ZAW-NR) i dokonać płatności na konto widniejące w rejestrze – tylko wtedy unikniesz sankcji.

Czym jest KRS i co dokłada do wyniku

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) to publiczny, urzędowy rejestr prowadzony przez wydziały gospodarcze sądów rejonowych. Jawność KRS wynika wprost z art. 8 ustawy o KRS – nie musisz mieć żadnego interesu prawnego, by sprawdzić dowolną spółkę. Odpis aktualny z KRS zawiera cztery działy: dane firmy, organy reprezentacji (zarząd, prokurenci, sposób reprezentacji), przedmiot działalności (PKD) oraz kapitał zakładowy i wspólników. Dla wierzyciela to kluczowa informacja: umowa podpisana przez osobę nieuprawnioną do reprezentacji jest nieważna, a pozew przeciwko nieistniejącej spółce zostanie odrzucony.

Publiczne API KRS anonimizuje imiona i nazwiska osób fizycznych (widoczna jest tylko pierwsza litera, resztę zastępują gwiazdki) – to skutek przepisów RODO. Pełne, nieanonimizowane dane są dostępne wyłącznie w płatnym, urzędowym odpisie PDF z Portalu Rejestrów Sądowych (eKRS) – odpis aktualny kosztuje 10 zł, odpis zupełny 20 zł. Do celów sądowych i urzędowych zawsze pobieraj odpis z eKRS – tylko on ma moc dokumentu urzędowego.

Nie każdy podmiot figuruje w KRS – jednoosobowe działalności gospodarcze są rejestrowane w CEIDG, a nie w KRS. Dla takich podmiotów wyszukiwarka pokaże wyłącznie dane z Białej Listy VAT.

Co daje ta wyszukiwarka

Nasza wyszukiwarka korzysta z oficjalnych API Ministerstwa Finansów i Krajowego Rejestru Sądowego i zwraca te same dane, które znajdziesz osobno na stronach podatki.gov.pl i ekrs.ms.gov.pl – w jednym, czytelnym widoku. Możesz sprawdzić firmę po NIP lub REGON (VAT + KRS), po numerze rachunku bankowego, lub zweryfikować konkretne konto pod kątem przypisania do danego podatnika.

Rejestr Zastawów – dodatkowa warstwa bezpieczeństwa

Oprócz weryfikacji w Białej Liście i KRS, przy większych transakcjach warto sprawdzić, czy na majątku kontrahenta nie ciążą zastawy rejestrowe. Rejestr Zastawów jest dostępny elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych (wymaga założenia konta). Więcej informacji na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Najczęstsze pytania

Wyszukiwarka firm – pytania i odpowiedzi

Skąd pochodzą dane w wyszukiwarce?

Wyszukiwarka łączy dwa oficjalne, publiczne rejestry. Status VAT, rachunki bankowe i podstawowe dane rejestrowe pochodzą z Białej Listy Podatników VAT prowadzonej przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (wl-api.mf.gov.pl). Zarząd, reprezentacja, PKD i kapitał zakładowy pochodzą z oficjalnego API Krajowego Rejestru Sądowego (api-krs.ms.gov.pl).

Czy wyszukiwarka jest darmowa?

Tak, całkowicie bezpłatna – zarówno dla Ciebie jako użytkownika, jak i dla nas (oba API są publiczne i nieodpłatne).

Dlaczego przy niektórych firmach nie widzę sekcji KRS?

Sekcja KRS pojawia się tylko wtedy, gdy podmiot faktycznie figuruje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jednoosobowe działalności gospodarcze rejestrowane są w CEIDG, a nie w KRS, więc dla nich wyszukiwarka pokaże wyłącznie dane z Białej Listy VAT.

Czy imiona i nazwiska reprezentantów są pełne?

W sekcji KRS imiona i nazwiska są zanonimizowane zgodnie z RODO (pierwsza litera + gwiazdki) – to ograniczenie publicznego API KRS, nie naszej wyszukiwarki. Pełne dane dostępne są wyłącznie w płatnym, urzędowym odpisie PDF z eKRS (ekrs.ms.gov.pl).

Czy muszę sprawdzać rachunek kontrahenta przy każdym przelewie?

Obowiązek weryfikacji rachunku w Białej Liście dotyczy przelewów powyżej 15 000 zł na rzecz innego przedsiębiorcy. Przy niższych kwotach to dobrowolne – ale zawsze warte zachodu, zwłaszcza przy nowym kontrahencie.

Czy mogę sprawdzić firmę zagraniczną?

Nie. Zarówno Biała Lista VAT, jak i polski KRS obejmują wyłącznie podmioty zarejestrowane w Polsce. Dla firm z UE możesz skorzystać z systemu VIES (unijna weryfikacja VAT).

Kontrahent zalega z płatnością mimo wszystko?

Milton Inkaso odzyskuje należności B2B na terenie całej Polski – prowizja liczona wyłącznie od odzyskanej kwoty, zero opłat z góry.

Zleć windykację →